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Mot de la directrice générale et secrétaire - Décembre 2017


Par Suzie Prince CRHA, CPA, MBA
Catégorie(s) : Mot de la directrice générale et secrétaire

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Chers membres,

C’est avec grand plaisir que je m’adresse à vous pour une première fois depuis mon entrée en fonction le 28 août et c’est avec autant de plaisir que je vous informe de l’état des travaux effectués par la direction générale de l’Ordre au cours des trois derniers mois.

Sensible aux commentaires que vous avez formulés à l’égard du service à la clientèle, des services dispensés par l’Ordre et du manque de fluidité des opérations, je vous confirme qu’un important virage est en cours et que toute l’équipe travaille intensivement afin d’améliorer la gestion des opérations, des ressources financières et des services. Une équipe bien déterminée travaille à pied d’œuvre et le virage attendu et bien amorcé.

Au cours de l’automne, toute l’équipe de l’Ordre et toutes les instances de l’Ordre ont fait preuve de courage et ont pris des décisions difficiles, déterminées à rendre l’organisation plus agile, plus efficace et lui assurer une santé financière.

Les membres, le public et les partenaires ont des attentes élevées à l’égard de l’Ordre et sachez que l’Ordre y répondra. Une organisation dynamique, novatrice et créatrice de valeur pour le public, ses membres et ses partenaires, voilà ce que l’Ordre sera.

 

Le service à la clientèle : un défi que nous relèverons

Au cours des derniers mois, nous avons analysé le niveau de satisfaction des membres à l’égard de l’Ordre et de différents services et nous savons que votre niveau de satisfaction à l’égard du service à la clientèle est relativement bas.

Nous comprenons que vous déplorez les délais de réponse ou l’absence de réponse et à certains égards le service obtenu.

Toute l’équipe a pris l’engagement de retourner les appels et les messages dans 48 heures ou 2 jours ouvrables dorénavant et d’importantes modifications ont été apportées au système téléphonique. D’autres changements sont nécessaires et seront apportés en janvier.

Plus de 1 777 membres ont participé au sondage administré par la firme Thulé Évaluation en septembre dernier concernant les avis professionnels. Nous constatons que 64 % des membres sont insatisfaits du service rendu par l’Ordre au niveau des avis professionnels. Cette insatisfaction est causée par l’absence de retour d’appels, le temps de réponse, la complexité du processus, la difficulté à pouvoir discuter avec un professionnel et le manque de clarté de la réponse. Le service à la clientèle est une source importante d’insatisfaction. Par contre, lorsque vous discutez avec un professionnel, vous êtes satisfaits de la courtoisie et du professionnalisme de la personne et des nuances dans les réponses.

Nous devons améliorer le temps de réponse, simplifier le processus, clarifier les réponses et offrir aux membres la possibilité de discuter avec un professionnel. Nous prenons acte de ces besoins et nous veillerons à structurer différemment le service au cours des prochains mois.

Nous vous remercions chaleureusement d’avoir contribué à cette analyse de nos opérations qui nous permet d’avoir des données fiables et objectives. Un processus d’amélioration continue débute et votre rétroaction est très importante dans l’établissement de mesures.

Nous réaliserons le même exercice en janvier 2018 pour l’inspection professionnelle. Tous les membres de l’Ordre seront donc invités à participer à un sondage nous permettant d’évaluer différents paramètres de ce service. Nous vous invitons à y participer. Votre apport est déterminant dans le développement de l’Ordre et des deux professions.

 

Adoption de nouveaux outils de gestion et de gouvernance

Au cours de l’automne différents outils de gestion et de gouvernance ont été développés, dont :

  • Nouvelle présentation des états financiers
  • Projet de prévisions financières 2018-2021
  • Politique de gestion des ressources humaines et manuel des employés
  • Programme et formulaire d’évaluation de la contribution des employés
  • Formulaire d’auto-évaluation des comités
  • Politique et matrice de gestion intégrée des risques
  • Politique de gestion des comités
  • Déclaration de services aux citoyens et identification de cibles et d’indicateurs en matière de service à la clientèle

Au cours du mois de janvier, trois autres outils de gestion seront développés, soit une politique d’autorisation des dépenses et d’octroi des contrats, une politique budgétaire et de placements et une politique de rémunération.

 

Redressement financier

Le dernier exercice financier s’est soldé par un déficit de 187 490 $ et les prévisions des trois prochaines années laissaient entrevoir une situation tout aussi difficile. L’Ordre possède une mince réserve financière et ne peut absorber des déficits successifs. Un redressement financier s’est donc amorcé au mois de septembre.

Des décisions difficiles ont dû être prises, notamment l’amincissement de certains services, ce qui s’est traduit par la suppression de postes de soutien administratif. Un grand chantier débute en technologies de l’information afin de diminuer les dépenses de l’Ordre et le doter d’outils informatiques performants.

 

Un virage en technologies de l’information

Depuis décembre, un important virage en matière de technologies de l’information s’est amorcé. C’est donc un vaste chantier qui débute et qui se soldera par :

  • Mise en ligne d’un nouveau site Internet
  • Intégration du dossier de chaque membre dans une zone réservée aux membres sur le site Internet. Chaque membre pourra alors mettre à jour ses coordonnées personnelles et professionnelles, s’inscrire au tableau de l’Ordre, avoir accès à ses reçus, consulter son dossier de formation continue ou d’inspection professionnelle, etc.
  • Changement du logiciel de gestion des membres
  • Changement du logiciel de formation continue
  • Changement du formulaire d’inscription annuelle au tableau de l’Ordre

 

Modification du Code des professions : impact pour les membres de l’Ordre

Le 8 juin dernier, l’Assemblée nationale adoptait un important projet de loi pour les ordres professionnels, la Loi modifiant diverses lois concernant principalement l’admission aux professions et la gouvernance du système professionnel. La loi phare du système professionnel, le Code des professions, était ainsi modifiée.

Cette loi vise principalement la gouvernance des ordres professionnels et l’amélioration de l’admission aux professions. De plus, elle apporte des réponses aux recommandations de la Commission d’enquête sur l’octroi et la gestion des contrats publics dans l’industrie de la construction (commission Charbonneau), lesquelles visaient le système professionnel.

 

Les impacts de cette modification législative sont nombreux :

1. Obligation pour les membres de fournir une adresse de courrier électronique professionnelle établie à leur nom

Tous les membres de l’Ordre doivent dorénavant faire connaître à l’Ordre une adresse de courrier électronique valide établie à leur nom. L’Ordre utilisera exclusivement ce moyen de communication pour transmettre à ses membres différents documents dont : l’avis d’élections, l’avis de renouvellement au tableau de l’Ordre, l’avis d’inspection professionnelle, l’avis de formation continue, l’avis d’enquête du Bureau du syndic, la convocation à l’assemblée générale annuelle, les infolettres et d’autres communications importantes qui peuvent contenir des informations confidentielles.

Assurez-vous de consulter régulièrement votre compte de messagerie, d’en sécuriser l’accès et de ne pas le partager avec d’autres utilisateurs.

Assurez-vous de mettre votre dossier de membre à jour ou contactez l’Ordre afin de nous transmettre votre adresse de courrier électronique personnelle, et ce, d’ici le 1er mars 2018 (si ce n’est déjà fait).

 

2. Obligation pour le membre d’aviser le secrétaire de l’Ordre qu’il fait ou a fait l’objet d’une poursuite pour une infraction punissable de cinq ans d’emprisonnement ou plus

Depuis l’entrée en vigueur de la loi 11 en juin 2017, chaque professionnel doit aviser le secrétaire de l’Ordre, dans les 10 jours à compter de celui où il a été lui-même informé, qu’il a fait l’objet d’une poursuite pour une infraction punissable de cinq ans d’emprisonnement ou plus.

 

3. Assemblée générale et établissement du montant de la cotisation annuelle

Dorénavant, les membres réunis en assemblée générale annuelle n’ont plus le pouvoir d’adopter le montant de la cotisation régulière exigée lors de l’inscription annuelle au tableau de l’Ordre. Le montant de la cotisation annuelle est maintenant adopté par le Conseil d’administration, mais ce dernier doit consulter les membres avant d’établir le montant.

Les membres seront consultés à cet effet 30 jours avant l’assemblée générale annuelle. Pour ce faire, le secrétaire de l’Ordre doit communiquer à tous les membres de l’Ordre le projet de résolution du Conseil d’administration au sujet du montant de la cotisation annuelle. L’information doit être accompagnée du projet de résolution modifiant le montant, des prévisions budgétaires pour l’année financière visée par la cotisation, y compris une ventilation de la rémunération des administrateurs élus (président et administrateurs), et d’un projet de rapport annuel.

Au moment de l’assemblée générale annuelle, le secrétaire de l’Ordre présente le résultat de cette consultation et reçoit les commentaires des membres présents. C’est après avoir pris en considération les résultats de ces consultations que le Conseil d’administration adoptera le montant de la cotisation annuelle.

Le montant de toute cotisation spéciale devra toutefois être approuvé par les membres réunis en assemblée générale.

 

4. Formations obligatoires

Dorénavant, l’Ordre devra offrir différentes formations à ses administrateurs, employés, membres de comités, membres et candidats à la profession.

En effet, la loi 11 oblige les ordres professionnels à organiser et offrir les formations suivantes :

  • Formation sur l’éthique et la déontologie obligatoire pour tous les membres de l’Ordre et candidats aux deux professions;
  • Formation sur les responsabilités, l’exercice des fonctions et les actes dérogatoires pour les membres du conseil de discipline, les membres du comité de révision, le syndic et les syndics adjoints et correspondants;
  • Formation sur le rôle d’un Conseil d’administration d’un ordre professionnel, notamment en matière de gouvernance et d’éthique, aux membres du Conseil d’administration et à la directrice générale et secrétaire de l’Ordre;
  • Formation sur l’égalité entre les femmes et les hommes pour les membres du Conseil d’administration, du comité des admissions et des équivalences, du comité de révision en matière d’équivalence, du personnel de la direction des admissions et du secrétaire de l’Ordre;
  • Formation sur la gestion de la diversité ethnoculturelle aux membres du Conseil d’administration, du comité des admissions et des équivalences, du comité de révision en matière d’équivalence, du personnel de la direction des admissions et du secrétaire de l’Ordre;
  • Formation sur l’évaluation des qualifications professionnelles aux membres du comité exécutif, du comité des admissions et des équivalences, du comité de révision en matière d’équivalence, du personnel de la direction des admissions et du secrétaire de l’Ordre;
  • Formation sur l’inconduite sexuelle pour le syndic, les syndics adjoints, les syndics correspondants, les membres du conseil de discipline et les membres du comité de révision.

Ces programmes de formations engendreront une dépense de 68 000 $ environ pour l’Ordre.

 

5. Modification de la composition du Conseil d’administration

Les modifications législatives adoptées en juin 2017 modifient la composition du Conseil d’administration de plusieurs ordres professionnels. Le Conseil d’administration de l’OTSTCFQ passera donc de 24 membres, incluant le président et quatre administrateurs nommés par l’Office des professions, à 14 membres en 2020-2021 soit 4 administrateurs nommés par l’Office des professions et 10 administrateurs élus, dont le président.

De plus, le Conseil d’administration devra compter au moins un administrateur élu âgé de 35 ans ou moins. Lorsque, à la suite d’une élection, le conseil d’administration ne comprend pas au moins un administrateur élu âgé de 35 ans ou moins, le Conseil d’administration devra nommer un administrateur additionnel de moins de 35 ans pour un mandat de 3 ans.

Le législateur invite également les ordres professionnels à tendre vers la parité homme-femme et à la représentation de l’identité culturelle du Québec au moment de nominations au Conseil d’administration (remplacement, poste vacant).

 

6. Augmentation du nombre de réunions du Conseil d’administration

Les modifications législatives adoptées en juin 2017 imposent l’augmentation du nombre de réunions tenues par le Conseil d’administration. Ainsi, le nombre de réunions régulières du Conseil d’administration de l’OTSTCFQ passera de 4 à 6 par année, et ce, dès l’exercice 2018-2019.

 

7. Limitation des mandats des présidents (trois mandats maximum)

Le mandat à la présidence de l’Ordre est d’une durée de trois ans et ne pourra être renouvelé pour plus de trois mandats. Donc, les présidents pourront être en poste pour un maximum de neuf années, consécutives ou non.

 

8. Révision du code d’éthique pour les administrateurs

Tous les ordres professionnels devront adopter, par résolution, un code d’éthique et de déontologie respectant les normes déterminées par règlement de l’Office des professions.

 

9. Modification du Code de déontologie des membres

Tous les ordres professionnels devront modifier, s’il y a lieu, le Code de déontologie afin d’y prévoir les dispositions relatives à la collusion, la corruption, la malversation, l’abus de confiance ou le trafic d’influence.

 

10. Déclaration de services aux citoyens

Tous les ordres professionnels doivent rédiger et diffuser sur leur site Internet une déclaration de services aux citoyens. Cette déclaration devra contenir les engagements de l’Ordre quant à la qualité et à la prestation de ses services auprès du public, des candidats à l’admission et des membres en plus d’inclure des renseignements généraux sur sa mission, sa vision, ses valeurs, les biens et services offerts ainsi que les responsabilités des citoyens. L’Ordre a déposé sa déclaration de services aux citoyens sur son site Internet le 10 décembre dernier, vous pouvez la consulter en cliquant ici.

 

11. Admission aux ordres professionnels

Le Conseil d’administration doit s’assurer de l’équité, de l’objectivité, de l’impartialité, de la transparence, de l’efficacité et de la célérité des processus relatifs à l’admission, notamment pour les personnes formées à l’étranger. Il devra aussi, par règlement, envisager d’accepter de prendre en considération d’autres documents ou d’autres moyens pour obtenir les renseignements lorsque le candidat démontre qu’il est dans l’impossibilité de fournir le document nécessaire à l’étude de son dossier.

 

Élections 2018

Lors de sa dernière réunion tenue le 15 décembre 2017, le Conseil d’administration a adopté le nouveau Règlement sur les élections et l’organisation de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec, apportant ainsi plusieurs changements au processus électoral, notamment :

  • Modification de la date de clôture du scrutin : cette dernière sera dorénavant le 4e jeudi du mois de mai plutôt que le 4e vendredi du mois d’avril. La date et l’heure de la clôture du scrutin sont donc fixées à 16 h le 4e jeudi du mois de mai chaque année où se tiennent des élections.
  • Le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, autres que le président, est fixé à 14 plutôt que 21, conformément aux exigences de la loi 11 adoptée en juin dernier.
  • Modification de la durée du mandat à la présidence : le mandat sera dorénavant de 3 ans. Conformément aux dispositions de la loi 11 adoptée en juin dernier, le président ne peut toutefois exercer plus de trois mandats, consécutifs ou non, donc un maximum de 9 années à la présidence de l’Ordre.
  • Modification de la durée du mandat des administrateurs : le mandat sera dorénavant de 3 ans. Il n’y a pas de limite au nombre de mandat, ils sont donc rééligibles au terme de leur mandat.
  • Intégration de la possibilité d’avoir recours au vote électronique. L’Ordre n’y aura pas recours en 2018, mais possiblement en 2020.
  • Création d’un comité consultatif des élections. Son mandat consiste à répondre aux interrogations que le secrétaire de l’Ordre lui adresse en regard du processus électoral. Il donne, sur demande du secrétaire, un avis portant sur une question relative aux élections.

 

Postes à pourvoir aux élections 2018

Au printemps 2018, onze postes d’administrateurs devront être pourvus. Les postes à pourvoir aux élections 2018 seront :

Secteur d’activité professionnelle en travail social

  • 2 postes d’administrateurs dans la région de la Capitale-Nationale et Chaudière-Appalaches.
  • 1 poste d’administrateur dans la région de la Mauricie-Centre-du-Québec. 
  • 1 poste d’administrateur dans la région de l’Estrie. 
  • 2 postes d’administrateurs dans la région de Montréal et Laval. 
  • 1 poste d’administrateur dans la région de Lanaudière et Laurentides.
  • 1 poste d’administrateur dans la région de la Montérégie. 
  • 1 poste d’administrateur dans la région de la Côte-Nord. 
  • 1 poste d’administrateur dans la région de l’Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec. 

 

Secteur d’activité professionnelle en thérapie conjugale et familiale

  • 1 poste d’administrateurs représentant la province.

À la fin du mois de mars, les membres de l’Ordre recevront par courrier électronique un avis d’élections et les bulletins de présentation de candidature pour les postes à pourvoir.

 

Calendrier électoral 2018

Activité/Action

Date

Transmission de l’avis électoral

Entre le vendredi 23 mars 2018 et le lundi 9 avril 2018

Impression de la liste des membres

Lundi 9 avril 2018

Période de mise en candidature

Du 23 mars au 24 avril 2018

Fin de la période de mise en candidature

Mardi 24 avril 2018 à 16 h

Transmission de l’avis, du bulletin de vote, des CV, formulaire de présentation, photo et  programme électoral

Mercredi 9 mai 2018

Période de vote

Du 9 mai au 24 mai 2018

Production du bulletin électronique « Édition spéciale Élections 2018 » contenant les messages des administrateurs

Jeudi 10 mai 2018

Production et diffusion de la vidéo de 5 minutes des candidats

Jeudi 10 mai 2018

Date de clôture du scrutin

Jeudi 24 mai 2018 à 16 h

Dépouillement du vote

Au plus tard le lundi 4 juin 2018

Production du rapport d’élection et relevé du scrutin

Dépôt à chaque candidat, au CA et à l’AGA

Entrée en fonction des administrateurs

Date du dépouillement du vote

 

À titre de secrétaire de l’Ordre, je profite de la présente pour inviter chaleureusement chaque membre de l’Ordre à s’intéresser aux élections, prendre part à cet exercice démocratique, à s’engager dans la gestion de l’Ordre et ultimement à exercer son droit de vote. L’Ordre a besoin de l’apport de ses membres pour poursuivre le virage amorcé, développer ses services et être dynamique et novateur.

 

Place aux jeunes professionnels au sein du Conseil d’administration

Conformément aux nouvelles dispositions du Code des professions suite à l’entrée en vigueur de la loi 11 en juin dernier, le conseil d’administration de tous les ordres professionnels devra compter un administrateur âgé de 35 ans ou moins. Ainsi, lorsqu’à la suite d’une élection le Conseil d’administration ne comprend pas au moins un administrateur élu qui était âgé de 35 ans ou moins au moment de son élection, le Conseil d’administration nomme un administrateur additionnel, choisi parmi les membres de l’ordre âgés de 35 ans ou moins à la suite d’un appel de candidatures dans les 30 jours suivants l’élection.

Siéger au Conseil d’administration de l’Ordre est une expérience professionnelle fort enrichissante et nous espérons pouvoir bénéficier de l’apport d’une relève dynamique pour guider le développement de l’Ordre et en assurer la saine gestion.

 

Projet novateur pour les professionnels formés hors Québec

Le 29 novembre dernier, l’Ordre a reçu une subvention de 165 700 $ du ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion afin de développer un projet pilote qui permettra le développement de stages et d’outils d’information et de formation pour les travailleurs sociaux détenant un diplôme universitaire en travail social délivré par un établissement d’enseignement hors Québec et désirant pratiquer au Québec et obtenir le permis de l’Ordre. Ce projet novateur sera géré par la direction des admissions de l’Ordre.

 

Meilleurs vœux pour la période des fêtes et la nouvelle année

Toute l’équipe de l’Ordre se joint à moi pour vous transmettre ses meilleurs vœux pour la période des fêtes. Ce temps en est un de réjouissances, de partage et de repos. Profitez pleinement de ces moments. Que la nouvelle année soit heureuse et riche en réalisations professionnelles

 

Une équipe disponible pour vous servir

Toute l’équipe de l’Ordre demeure à votre entière disposition pour vous servir et pour soutenir votre développement professionnel. N’hésitez pas à nous contacter.

Vous pouvez me joindre à l’adresse courriel suivante sprince@otstcfq.org.

 

N’oubliez pas de fournir une adresse de courrier électronique professionnelle établie à votre nom à l’Ordre

Tous les membres de l’Ordre doivent dorénavant faire connaître à l’Ordre une adresse de courrier électronique valide établie à leur nom. L’Ordre utilisera exclusivement ce moyen de communication pour transmettre à ses membres différents documents dont : l’avis d’élections, l’avis de renouvellement au tableau de l’Ordre, l’avis d’inspection professionnelle, l’avis de formation continue, l’avis d’enquête du Bureau du syndic, la convocation à l’assemblée générale annuelle, les infolettres et d’autres communications importantes qui peuvent contenir des informations confidentielles.

Assurez-vous de consulter régulièrement votre compte de messagerie, d’en sécuriser l’accès et de ne pas le partager avec d’autres utilisateurs.

Assurez-vous de mettre votre dossier de membre à jour ou contactez l’Ordre afin de nous transmettre votre adresse de courrier électronique personnelle, et ce, d’ici le 1er mars 2018 (si ce n’est déjà fait).

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